Theo Bộ Thông tin và Truyền thông, việc gửi, nhận văn bản điện tử tại Bộ còn chưa đồng bộ, chưa đạt yêu cầu 95% văn bản trao đổi (trừ văn bản mật) dưới dạng điện tử.
Không phát hành văn bản giấy đến các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ với những văn bản được quy định chỉ gửi, nhận dưới dạng điện tử, bảo đảm đến 31/3/2019, 100% văn bản trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị (trừ văn bản mật) dưới dạng điện tử.
Nội dung trên được quy định tại Chỉ thị 07 về tăng cường sử dụng văn bản điện tử vừa được Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành.
Theo Chỉ thị 07, để tăng cường sử dụng văn bản điện tử, thay thế văn bản giấy tại các cơ quan, đơn vị trong Bộ, Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông yêu cầu các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện đúng, đầy đủ quy chế tạm thời về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Bộ Thông tin và Truyền thông đã được ban hành tại Quyết định 2256 ngày 28/12/2018 của Bộ.
Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ được chỉ đạo phải trực tiếp tác nghiệp trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (Hệ thống) để xử lý văn bản điện tử thuộc phạm vi thẩm quyền của mình.
Đến 31/1/2019, 100% trưởng cơ quan, đơn vị phải sử dụng hệ thống. Chỉ trong trường hợp lãnh đạo cơ quan, đơn vị đi công tác hoặc có lý do phù hợp với quy định của pháp luật về chế độ trách nhiệm trong thi hành nhiệm vụ, công vụ mới được thực hiện ủy quyền xử lý văn bản điện tử cho người khác.
Qua Chỉ thị trên, Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng cũng chỉ đạo lãnh đạo các cơ quan, đơn vị sử dụng chứng thư số chuyên dùng được cấp để ký trực tiếp trên văn bản ban hành dưới dạng điện tử; không phát hành văn bản giấy đến các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ đối với các văn bản đã được quy định chỉ gửi, nhận dưới dạng điện tử, bảo đảm đến 31/3/2019, 100% văn bản trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị (trừ văn bản mật theo quy định của pháp luật) dưới dạng điện tử.
Trường hợp gửi văn bản tới các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước bên ngoài Bộ thì phải gửi cả bản điện tử được ký số nếu bên nhận đã khai báo mã định danh trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Đến 30/6/2019, chỉ gửi văn bản điện tử, không gửi văn bản giấy đến các bộ, ngành, địa phương đã ban hành quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử.
Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng cũng yêu cầu Trung tâm Thông tin của Bộ phải thường xuyên thống kê kết quả sử dụng văn bản điện tử trên Hệ thống của các cơ quan, đơn vị gửi Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng; thực hiện hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời các cơ quan, đơn vị sử dụng văn bản điện tử trên Hệ thống và thực hiện ký số để xác thực văn bản điện tử; đồng thời tiếp tục triển khai hoàn thiện các chức năng của Hệ thống và phiên bản trên nền tảng di động.
